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会计软件的财务格式

8月11在06:30 PM

有许多可用的会计软件包,包括桌面版和在线版。 Quickbooks、NetSuite、Xero、Sage、Wave、Quicken 等软件产品立即浮现在脑海中。 由于公司和企业有广泛的会计和簿记需求,因此有许多不同的会计工具可用。 至于财务格式,没有那么多可以将数据从一个地方传输到另一个地方(例如,从您的银行到您的会计软件)。 这是一件好事。 每次从银行或客户处获得包含交易的文件并且会计软件无法导入时,您都不应该有问题。

财务格式

以下格式是最常用/最常见的格式:

  • 氧氟沙星 - 也称为“Web Connect”格式,用于从金融机构获取交易,几乎所有会计软件都广泛支持。 OFX 格式允许其自身的扩展变体。 扩展的 OFX​​ 变体应兼容并提供更多详细信息。 Quickbooks 有自己的 QBO 变体,Quicken 有自己的 QFX 变体,PeachTree/Sage 有自己的 ASO 变体: 
  • QIF - 加快交换格式,许多会计软件都支持
  • IIF - Intuit 交换格式,由 Quickbooks 和许多为会计系统导出数据的软件包提供支持
  • QBJ - Quickbooks 支持的通用日记账分录文件格式
  • CSV/Excel - 作为“自由格式”格式,它需要会计软件进行额外处理,因此仅部分支持,但它是会计师和簿记员最容易使用的格式
  • PDF - 查看、共享、打印、存档财务报表的最简单格式,但会计系统大多不支持解析和导入此类报表中的交易。 但是,有几个独立的软件包可提供从 PDF 到 CSV 或其他财务格式的转换。

不太常见的格式是:

  • MT940 - 主要用于欧洲国家
  • 白/白2 - 被大型组织和金融机构使用

OFX/QFX/QBO 格式

OFX/QFX/QBO (Web Connect) 格式是最常用的格式,因为大多数簿记是与银行和信用卡相关的活动。 许多银行允许从网上银行下载 QBO 文件。 一些银行仅提供 QBO 文件的最后 90 天,以及 90 天后的几个月的 CSV 或 PDF 文件。 会计软件将交易作为“报表”导入会计软件以进行进一步审查和分类,因为银行不了解其客户的具体会计规则。 例如,Quickbooks 将 QBO 文件导入 Bank Feeds Center,您可以在其中将“下载为”收款人姓名或交易描述与供应商记录进行匹配,并在将交易添加到登记簿之前分配费用/收入账户(“分类”)。 Quickbooks 了解您的匹配项并将其用于下一次 QBO 导入或直接银行下载。

QIF 格式 

QIF 格式是用于导出和导入交易的最古老的广泛支持的格式之一。 许多会计系统都支持这种格式。 它提供了 OFX/QFX/QBO 格式中缺少的许多功能,例如类别和标签。 该格式存在一些挑战,因为它随着时间的推移扩展到不同的会计系统,现在 QIF 格式几乎没有方言,使其与某些系统不兼容。 例如,要使 NetSuite 可导入 QIF 文件,它必须具有使 QIF 文件不可导入 Quicken 的详细信息。

IIF格式

IIF 格式是 Intuit 为其 QuickBooks 产品设计的,但被许多软件包广泛采用作为导出和导入财务数据(如交易、销售收据、账单、发票等)的格式。因为 IIF 被认为是“系统级”格式如果数据直接导入会计系统数据文件,您应该在导入任何 IIF 文件之前备份公司文件(同样适用于其他格式和任何批量操作 - 在导入之前进行备份)。

QBJ 格式

QBJ 格式如果是相对较新的格式,但它是从一般日记帐分录文件导入交易的绝佳选择。 您将获得每个一般日记帐分录的完整审计记录。 唯一的挑战是输入此类条目,因为 Quickbooks 的界面不如 Excel 快。 与 QBO 格式相比,QBJ 格式要先进得多——您可以创建多个借记和信用额度,分配帐户、类别,并且与 QBO 文件一样,不仅限于银行和信用卡帐户。 您不必匹配供应商记录并分配帐户,因为 QBJ 格式已经包含所有这些。

CSV/Excel 格式

QuickBooks Online 等少数会计产品支持的 CSV 格式。 如果您将交易输入电子表格或从银行下载为 CSV 文件,这是一个不错的选择。 与 QBO、IIF、QBJ 格式是定义的数据元素只能以一种方式解释的格式不同,CSV 格式是一种“自由格式”格式。 您可能有两个日期列,这些列与会计软件可以导入的详细信息无关。 日期格式可能不同(DAY/MONTH VS MONTH/DAY)。 金额格式可以使用不同的小数或千位分隔符。 您的交易可能需要一行或多行。 CSV 文件的第一行可能是列标题,或者前几行不是交易,而是报表详细信息。 在这些情况下,您可能需要重新格式化 CSV 文件(在电子表格软件中打开、编辑,然后另存为新的 CSV 文件),然后再导入 Quickbooks。

PDF格式

PDF 格式旨在打印文档,因此可以像在计算机屏幕上查看它们一样以相同的方式打印它们。 由于 PDF 格式是一种被广泛采用的文档格式,它通常用于存档在会计和簿记方面以后难以处理的财务报表。 通常,一个人(您)需要阅读 PDF 文件并将数据作为 CSV 文件输入或直接输入到会计系统中。 会计软件包通常不支持 PDF 格式。 单独的软件包通过转换为兼容的财务格式来解决这个问题。

在选择金融机构时检查可用格式以及在选择会计软件时检查支持的格式是一个好主意。 当您与广泛的客户进行会计实践时,使用转换工具也是一个好主意。

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