Блоги

Финансовые форматы для бухгалтерского ПО

в августе 11 в 06: 30 PM

Существует множество пакетов программного обеспечения для бухгалтерского учета, как настольных, так и онлайн. На ум сразу приходят такие программные продукты, как Quickbooks, NetSuite, Xero, Sage, Wave, Quicken. Существует множество различных инструментов бухгалтерского учета из-за широкого спектра потребностей компаний и предприятий в области бухгалтерского учета и бухгалтерского учета. Что касается финансовых форматов, то их не так много для переноса данных из одного места в другое (например, из вашего банка в вашу бухгалтерскую программу). Это хорошая вещь. У вас не должно быть проблем каждый раз, когда вы получаете файл с транзакциями из вашего банка или вашего клиента, и бухгалтерское программное обеспечение не может его импортировать.

Финансовые форматы

Следующие форматы являются наиболее используемыми/распространенными:

  • ОФКС - также известный как формат «Web Connect» для получения транзакций от финансового учреждения, широко поддерживаемый почти всеми бухгалтерскими программами. Формат OFX допускает расширенные варианты самого себя. Расширенные варианты OFX должны быть совместимы и содержать дополнительные сведения. У Quickbooks есть свой вариант QBO, у Quicken — свой вариант QFX, а у PeachTree/Sage — свой вариант ASO. 
  • КИФ - Quicken Interchange Format, поддерживаемый многими бухгалтерскими программами
  • IIF - Intuit Interchange Format, поддерживаемый Quickbooks и многими программными пакетами, экспортирующими данные для учетных систем.
  • QBJ - Формат файла записи общего журнала, поддерживаемый Quickbooks
  • CSV/Excel - как формат «свободной формы», он требует дополнительной обработки бухгалтерским программным обеспечением, поэтому он поддерживается лишь частично, но это самый простой формат для работы с бухгалтерами и счетоводами.
  • PDF - самый простой формат для просмотра, обмена, печати, архивирования финансовых отчетов, но в большинстве случаев не поддерживается учетными системами в отношении разбора и импорта транзакций внутри таких отчетов. Однако существует несколько независимых программных пакетов, предлагающих преобразование из PDF в CSV или другие финансовые форматы.

Менее распространенные форматы:

  • MT940 - в основном используется в европейских странах
  • БАЙ/БАЙ2 - используется крупными организациями и финансовыми учреждениями

Формат OFX/QFX/QBO

Формат OFX/QFX/QBO (Web Connect) является наиболее часто используемым форматом, поскольку большая часть бухгалтерского учета связана с банковскими операциями и операциями с кредитными картами. Многие банки позволяют загружать файлы QBO из онлайн-банкинга. Некоторые банки предоставляют файлы QBO только за последние 90 дней, а файлы CSV или PDF — за месяцы, прошедшие 90 дней. Бухгалтерское программное обеспечение импортирует транзакции в виде «отчетов» в бухгалтерское программное обеспечение для дальнейшего просмотра и классификации, поскольку банки не знают о конкретных правилах бухгалтерского учета своих клиентов. Например, Quickbooks импортирует файлы QBO в Bank Feeds Center, где вы сопоставляете «загруженные как» имена получателей платежа или описания транзакций с записями поставщиков и назначаете счета расходов/доходов («категоризируете») перед добавлением транзакций в реестр. Quickbooks запоминает ваши совпадения и использует их для следующего импорта QBO или прямой загрузки из банка.

QIF-формат 

Формат QIF — один из старейших широко поддерживаемых форматов для экспорта и импорта транзакций. Многие учетные системы поддерживают этот формат. Он предоставляет множество функций, отсутствующих в формате OFX/QFX/QBO, таких как категории и теги. Формат имеет некоторые проблемы, поскольку со временем он был распространен на различные системы учета, и теперь формат QIF имеет несколько диалектов, которые делают его несовместимым с некоторыми системами. Например, чтобы сделать файл QIF доступным для импорта в NetSuite, в нем должны быть сведения, которые делают этот файл QIF недоступным для импорта в Quicken.

IIF формат

Формат IIF был разработан Intuit для своих продуктов QuickBooks, но широко используется во многих программных пакетах в качестве формата для экспорта и импорта финансовых данных, таких как транзакции, квитанции о продаже, счета, счета-фактуры и т. д. Поскольку IIF считается форматом «системного уровня». если данные импортируются непосредственно в файл данных учетной системы, необходимо сделать резервную копию файла компании перед импортом любого файла IIF (то же самое относится к другим форматам и любым массовым операциям - сделайте резервную копию перед импортом).

формат QBJ

Формат QBJ является относительно новым форматом, но это отличный вариант для импорта транзакций из файлов записей общего журнала. Вы получите полные аудиторские записи для каждой записи в общем журнале. Единственная проблема заключается в том, чтобы вводить такие записи, поскольку интерфейс Quickbooks не так быстр, как Excel. По сравнению с форматом QBO формат QBJ намного более продвинутый — вы создаете несколько дебетовых и кредитных линий, назначаете учетные записи, классы, и нет ограничений только на банковские счета и счета кредитных карт, как в файлах QBO. Вам не нужно сопоставлять записи поставщиков и назначать учетные записи, поскольку формат QBJ уже содержит все это.

Формат CSV/Excel

Формат CSV поддерживается несколькими бухгалтерскими продуктами, такими как QuickBooks Online. Это отличный выбор, если ваши транзакции введены в электронную таблицу или загружены из вашего банка в виде файла CSV. В отличие от форматов QBO, IIF, QBJ, которые являются определенными форматами, в которых элементы данных могут быть интерпретированы только одним способом, формат CSV является форматом «свободной формы». У вас может быть два столбца даты, столбцы, не относящиеся к деталям, которые может импортировать бухгалтерское программное обеспечение. Формат даты может быть другим (ДЕНЬ/МЕСЯЦ VS МЕСЯЦ/ДЕНЬ). Формат суммы может использовать другой десятичный разделитель или разделитель тысяч. У вас могут быть транзакции, занимающие одну или несколько строк. В файле CSV первая строка может быть заголовком столбца, или первые несколько строк могут быть не транзакциями, а деталями выписки. В этих случаях вам, возможно, придется переформатировать файл CSV (открыть в программе для работы с электронными таблицами, отредактировать, а затем сохранить как новый файл CSV) перед импортом в Quickbooks.

PDF формат

Формат PDF был разработан для печати документов, поэтому их можно распечатать так же, как они просматриваются на экране компьютера. Поскольку формат PDF является широко распространенным форматом документов, он часто используется для архивирования финансовых отчетов, которые трудно обрабатывать позже, когда речь идет о бухгалтерском учете и бухгалтерском учете. Обычно человеку (вам) необходимо читать PDF-файлы и вводить данные в виде CSV-файла или непосредственно в систему учета. Пакеты программного обеспечения для бухгалтерского учета обычно не поддерживают формат PDF. Отдельные программные пакеты решают эту проблему путем преобразования в совместимый финансовый формат.

Рекомендуется проверить доступные форматы при выборе финансового учреждения и поддерживаемые форматы при выборе программного обеспечения для бухгалтерского учета. Также полезно иметь инструменты преобразования, если у вас есть бухгалтерская практика с широким кругом клиентов.

ProperSoft создает программное обеспечение для бухгалтерского учета в https://www.propersoft.net/

Комментарии (0)