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Formats financiers pour logiciel de comptabilité

Août 11 à 06: 30 PM

Il existe de nombreux progiciels de comptabilité disponibles, à la fois sur ordinateur et en ligne. Des produits logiciels comme Quickbooks, NetSuite, Xero, Sage, Wave, Quicken viennent tout de suite à l'esprit. Il existe de nombreux outils de comptabilité différents disponibles en raison du large éventail de besoins en comptabilité et en tenue de livres des entreprises et des entreprises. Quant aux formats financiers, ils ne sont pas si nombreux pour transférer des données d'un endroit à un autre (par exemple, de votre banque vers votre logiciel comptable). C'est une bonne chose. Vous ne devriez pas avoir de problème chaque fois que vous recevez un fichier avec des transactions de votre banque ou de votre client et que le logiciel de comptabilité ne peut pas l'importer.

Formats financiers

Les formats suivants sont les plus utilisés/communs :

  • OFX - également connu sous le nom de format "Web Connect" pour obtenir des transactions d'une institution financière, largement pris en charge par presque tous les logiciels de comptabilité. Le format OFX permet des variantes étendues de lui-même. Les variantes OFX étendues doivent être compatibles et fournir des détails supplémentaires. Quickbooks a sa variante QBO et Quicken a sa propre variante QFX, et PeachTree/Sage a sa propre variante ASO comme 
  • QIF - Quicken Interchange Format, pris en charge par de nombreux logiciels de comptabilité
  • IIF - Intuit Interchange Format, pris en charge par Quickbooks et de nombreux progiciels exportant des données pour les systèmes comptables
  • QBJ - Format de fichier General Journal Entry, pris en charge par Quickbooks
  • CSV/Excel - en tant que format "libre", il nécessite une manipulation supplémentaire par le logiciel de comptabilité, il n'est donc que partiellement pris en charge, mais c'est le format le plus facile à utiliser pour les comptables et les aides-comptables
  • PDF - le format le plus simple pour afficher, partager, imprimer, archiver les états financiers, mais la plupart du temps non pris en charge par les systèmes comptables concernant l'analyse et l'importation des transactions dans ces états. Cependant, il existe plusieurs progiciels indépendants disponibles offrant la conversion de PDF en CSV ou d'autres formats financiers.

Les formats moins courants sont :

  • MT940 - principalement utilisé dans les pays européens
  • BAI/BAI2 - utilisé par les grandes organisations et les institutions financières

Format OFX/QFX/QBO

Le format OFX/QFX/QBO (Web Connect) est le format le plus fréquemment utilisé car la majorité de la comptabilité concerne les activités liées aux banques et aux cartes de crédit. De nombreuses banques autorisent le téléchargement de fichiers QBO à partir de la banque en ligne. Certaines banques ne fournissent que les 90 derniers jours pour les fichiers QBO, et les fichiers CSV ou PDF pour les mois passés 90 jours. Le logiciel de comptabilité importe les transactions sous forme de "relevés" dans le logiciel de comptabilité pour un examen et une catégorisation plus approfondis, car les banques ne sont pas au courant des règles comptables spécifiques de leurs clients. Par exemple, Quickbooks importe les fichiers QBO dans le centre de flux bancaires, où vous associez les noms de bénéficiaires ou les descriptions de transactions "téléchargés en tant que" aux enregistrements des fournisseurs et attribuez des comptes de dépenses/revenus ("catégoriser") avant d'ajouter les transactions au registre. Quickbooks apprend vos correspondances et les utilise pour la prochaine importation QBO ou le téléchargement direct de la banque.

Format QIF 

Le format QIF est l'un des plus anciens formats largement pris en charge pour exporter et importer des transactions. De nombreux systèmes comptables prennent en charge ce format. Il fournit de nombreuses fonctionnalités manquantes dans le format OFX/QFX/QBO comme les catégories et les balises. Le format a quelques défis car il a été étendu à différents systèmes comptables au fil du temps et maintenant le format QIF a peu de dialectes qui le rendent incompatible avec certains systèmes. Par exemple, pour rendre un fichier QIF importable par NetSuite, il doit avoir des détails qui rendent ce fichier QIF non importable dans Quicken.

Format IIF

Le format IIF a été conçu par Intuit pour ses produits QuickBooks mais largement adopté par de nombreux progiciels comme format pour exporter et importer des données financières telles que des transactions, des reçus de vente, des factures, etc. Comme IIF est considéré comme un format "au niveau du système" lorsque les données sont importées directement dans le fichier de données du système comptable, vous devez sauvegarder le fichier de l'entreprise avant d'importer tout fichier IIF (il en va de même pour les autres formats et toutes les opérations en masse - effectuez une sauvegarde avant d'importer).

Format QBJ

Le format QBJ est un format relativement nouveau, mais c'est une excellente option pour importer des transactions à partir des fichiers d'entrée de journal général. Vous obtiendrez des enregistrements d'audit complets pour chaque entrée de journal général. Le seul défi consiste à saisir de telles entrées car l'interface de Quickbooks n'est pas aussi rapide qu'Excel. Comparé au format QBO, le format QBJ est beaucoup plus avancé - vous créez plusieurs lignes de débit et de crédit, attribuez des comptes, des classes, et il n'y a pas de limite aux comptes bancaires et de carte de crédit comme avec les fichiers QBO. Vous n'avez pas besoin de faire correspondre les enregistrements des fournisseurs et d'attribuer des comptes car le format QBJ contient déjà tout cela.

Format CSV/Excel

Le format CSV pris en charge par quelques produits comptables comme QuickBooks en ligne. C'est un excellent choix si vos transactions sont saisies dans une feuille de calcul ou téléchargées depuis votre banque sous forme de fichier CSV. Contrairement aux formats QBO, IIF, QBJ qui sont des formats définis où les éléments de données ne peuvent être interprétés que d'une seule façon, le format CSV est un format "de forme libre". Vous pouvez avoir deux colonnes de date, des colonnes non pertinentes pour les détails qu'un logiciel de comptabilité peut importer. Le format de la date peut être différent (JOUR/MOIS VS MOIS/JOUR). Le format du montant peut utiliser une décimale différente ou un séparateur de milliers. Vous pouvez avoir des transactions prenant une ligne ou plusieurs lignes. Un fichier CSV peut avoir la première ligne comme en-tête de colonne, ou les premières lignes ne sont pas des transactions, mais des détails de relevé. Dans ces cas, vous devrez peut-être reformater le fichier CSV (ouvrir dans un tableur, le modifier, puis l'enregistrer en tant que nouveau fichier CSV) avant de l'importer dans Quickbooks.

Format PDF

Le format PDF a été conçu pour imprimer des documents, afin qu'ils puissent être imprimés de la même manière qu'ils sont visualisés sur un écran d'ordinateur. Le format PDF étant un format de document largement adopté, il est souvent utilisé pour archiver des états financiers difficiles à traiter ultérieurement en matière de comptabilité et de tenue de livres. Habituellement, un être humain (vous) doit lire des fichiers PDF et saisir des données sous forme de fichier CSV ou directement dans un système comptable. Les progiciels de comptabilité évitent généralement de prendre en charge le format PDF. Des progiciels séparés résolvent ce problème en convertissant en un format financier compatible.

C'est une bonne idée de vérifier les formats disponibles lors du choix d'une institution financière et les formats pris en charge lors du choix d'un logiciel de comptabilité. C'est aussi une bonne idée d'avoir des outils de conversion disponibles lorsque vous avez un cabinet comptable avec un large éventail de clients.

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